De partes en papel a audio por Telegram: cómo hemos conseguido ahorrarle 4 horas al día a un taller mecánico de barrio con IA
Cuando pensamos en inteligencia artificial aplicada a empresas, solemos imaginar grandes corporaciones, departamentos de tecnología y presupuestos elevados. La realidad es muy diferente.
Este es el caso de un taller mecánico de barrio que ha transformado uno de sus procesos más cotidianos con una solución sencilla, económica y que no ha cambiado la forma de trabajar de su equipo. Al contrario, se la ha simplificado.
El problema: un proceso que nadie cuestionaba
En este taller, como en la mayoría, el proceso de documentar el trabajo realizado en cada coche era siempre el mismo.
El mecánico terminaba el trabajo, se lavaba las manos, iba a la oficina y escribía el parte a mano. Con prisa, con las manos aún algo sucias y con letra difícil de leer. Sin detallar todo lo que había hecho porque el tiempo apremiaba y había otro coche esperando.
Ese papel físico pasaba luego por tres personas distintas: una lo leía, otra lo repasaba y otra lo transcribía para preparar el albarán y la factura del cliente. Entre manchas, letras ilegibles y datos incompletos, el proceso era lento, impreciso y frustrante para todos.
El tiempo perdido era real: entre 15 y 20 minutos por coche en el proceso completo. Con una media de 15 trabajos al día, hablamos de casi 4 horas diarias perdidas en burocracia. Cada día.
Nadie lo cuestionaba porque siempre se había hecho así.
La solución: un audio de camino a aparcar el coche
Desde TANTATIC desarrollamos una automatización con IA adaptada exactamente a su forma de trabajar. Sin cambiar hábitos, sin formación compleja, sin nuevas aplicaciones que aprender.
El proceso ahora es este:
El mecánico termina el trabajo en el coche y lo lleva a aparcar en la calle. De camino, manda un audio por Telegram contando todo lo que ha hecho: matrícula, modelo, averías detectadas, trabajo realizado, piezas sustituidas y cualquier observación relevante.
Ese momento, que antes no existía o se perdía, ahora hace todo el trabajo.
La automatización recibe el audio, lo procesa mediante inteligencia artificial y genera automáticamente un resumen estructurado con todos los datos organizados: matrícula, modelo, averías, trabajo realizado y conclusiones.
La persona de administración recibe ese resumen listo. Para preparar el albarán y la factura solo necesita copiar y pegar. Sin transcribir, sin adivinar, sin llamar al mecánico para preguntar qué quería decir.
Los resultados
El cambio ha sido inmediato y medible en varios niveles.
El papel ha desaparecido completamente. No hay partes físicos que se manchen, se pierdan o sean ilegibles. Todo queda registrado digitalmente de forma automática.
Al final de cada día el taller puede ver con total claridad todos los partes diferenciados: quién ha hecho qué, en qué coche y cuándo. La hora del audio permite además hacer un seguimiento del tiempo dedicado a cada trabajo sin necesidad de ningún sistema adicional de control horario.
Los mecánicos detallan mucho más en sus partes porque hablar es más fácil y natural que escribir. La calidad de la información ha mejorado notablemente.
Y el ahorro de tiempo es real: casi 4 horas diarias recuperadas que antes se perdían en un proceso manual que nadie había cuestionado.
Lo que este caso demuestra
La inteligencia artificial no es solo para grandes empresas ni para sectores tecnológicos. Es para cualquier negocio que tenga procesos repetitivos, manuales y mejorables.
Un taller mecánico de barrio no es el lugar donde nadie espera encontrar IA. Y precisamente por eso este caso es tan poderoso: si funciona aquí, puede funcionar en cualquier sitio.
No hemos cambiado la forma de trabajar de los mecánicos. Hemos aprovechado un momento que ya existía, el camino de vuelta después de aparcar el coche, y lo hemos convertido en el momento más productivo de su jornada.
Eso es lo que hacemos en TANTATIC: entender cómo trabaja cada empresa y diseñar soluciones que encajan con su realidad, no con la nuestra.
Si tienes un proceso en tu empresa que funciona así de mal y crees que se podría mejorar, escríbenos. Nos gusta hablar claro y encontrar soluciones a medida.
